Offboarding die verder gaat dan het afwikkelen van praktische zaken, staat nog in de kinderschoenen. Dit terwijl offboarding wél loont. Je ex-medewerker is je visitekaartje, accountmanager, recruiter, leermeester en je spiegel. Zo betoogde Femke Gielis , strateeg bij TinQwise, in het artikel "Vijf keer zoveel profijt van een ex-medewerker". Maar hoe organiseer je dat dan? In dit artikel beschrijft Femke de vijf stappen die elke organisatie kan zetten voor een effectief offboarding proces.
Het helpt direct als de organisatie de term vertrekkende of oud-medewerker vervangt door alumni. Dat zijn mensen die zonder jou verder gaan, maar die hoe dan ook altijd een beetje DNA van jouw organisatie met zich mee blijven dragen. Familie koester je en deze mensen dus ook. Dat klinkt als een no brainer, maar er zijn nog te veel organisaties die vertrekkende medewerkers behandelen als ‘niet meer belangrijk’ in plaats van ze te zien als waardevolle alumni. In de interviews die we hielden over on- en offboarding zeiden mensen onder andere het volgende:
Het inrichten van überhaupt een proces is het minimale wat een organisatie aan offboarding kan doen. Een consistent proces zorgt immers voor waarde voor een organisatie. Als een proces consistent is, zijn trends makkelijk te herkennen en kennis is macht. Moeilijk? Nee. Een simpele app kan al de oplossing zijn. Zo kan de vertrekkende medewerker online gekoppeld worden aan HR en de leidinggevende, wat het gehele offboarding proces overzichtelijker en efficiënter maakt. Faciliteer tevens het contact tussen de vertrekkende en de nieuwe medewerker en je borgt als organisatie ook nog eens de overdracht, op een duurzame manier. Denk aan een app op maat die een variatie is op bijvoorbeeld Basecamp en Evernotes Business.
Een app die - naast de bovenstaande functionaliteiten – ervoor zorgt dat alumni contact blijven houden met medewerkers én andere alumni, relevante nieuwtjes ontvangen en worden uitgenodigd voor relevante netwerkactiviteiten? Geloof ons, dit werkt. Alumni hebben toegang tot een netwerk waar zij zelf ook optimaal van kunnen profiteren. Iets waar deze tijd meer waarde aan wordt gehecht dan ooit, zo blijkt ook uit onze interviews. Reken dus maar dat je als organisatie daarmee scoort en dat alumni jouw app op talloze gelegenheden tonen aan anderen. En dat betekent weer free publicity voor jouw organisatie.
Alumni recruitment ligt vervolgens voor de hand. Het is hierbij van belang de bredere interactie met alumni te zoeken. Een goed ingerichte community is daarvoor optimaal. Zo heeft je organisatie in één klap toegang tot alle alumni én hun netwerk. Cruciaal in de zoektocht naar nieuwe collega’s, klanten of partners. Maar denk nog breder. Nodig alumni uit om kennis te delen, bijvoorbeeld om mee te denken over nieuwe producten of diensten. Het blijkt dat vooral pensionado’s dat best willen: hun ideeën nu echt in de praktijk brengen. Of misschien wil je alumni zelfs plaats laten nemen in de sollicitatiecommissie.
Haal het maximale uit je alumni netwerk door gamification elementen toe te voegen. Uit onderzoek van Accenture blijkt namelijk dat 55% van vertrekkende medewerkers geïnteresseerd is om via een online connectie bij te dragen aan jouw succes als vorige werkgever als daar een serieuze incentive aan gekoppeld is. Motiveer alumni door scoring principes toe te passen op alumni activiteiten en daar bonussen aan te koppelen. De extra activiteit die dit oplevert, creëert diepgaandere én nieuwe contacten tussen mensen, waardoor het bereik van je organisatie alleen maar groter wordt.
